Strategisch handeln statt nur operativ zu wuseln

Letzte Woche habe ich mal wieder über das gute alte Eisenhower-Prinzip gesprochen. Und weil gerade zum Jahresende viele Menschen, Unternehmen und Organisationen über ihre strategische Ausrichtung nachdenken, passt dieses Priorisierungs-Tool grad gut zur Jahreszeit.

Um mit dieser Matrix sinnvoll arbeiten zu können, brauche ich zunächst einmal die übergeordneten Ziele. Was ist mir wichtig und welche Ergebnisse möchte ich erreichen? Eine Frage, die sich viele Menschen zum Jahresanfang stellen.

Dringend oder wichtig?

Wenn ich mir darüber klar bin, dann kann ich anfangen, alle Tätigkeiten, die im Laufe eines Tages, einer Woche oder auch eines Monats, Vierteljahres oder Jahres anstehen, nach Dringlichkeit und Wichtigkeit einzuteilen. Wichtig sind all die Aufgaben, die mich meinen Zielen näher bringen oder die erforderlich sind, damit ich meine vorrangigsten Ziele erreichen kann. Dringend sind all die Anliegen, die sehr bald erledigt werden müssen – aus was für Gründen auch immer. Oft sind es die äußeren Rahmenbedingungen oder andere Menschen, die den zeitlichen Zwang erzeugen.

Vier Aufgabenfelder

Wenn ich eine vertikale und eine horizontale Achse mit dringlich und wichtig belege, entstehen vier Aufgabenfelder. Unstrittig ist in der Regel, dass A-Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind, die höchste Priorität bekommen. Also alle Aufgaben, die dringend anstehen, damit ich meine wichtigsten Ziele erreiche. Da Dringlichkeit im Spiel ist, drohen diese Aufgaben auch selten unterzugehen.

In meinem beruflichen Kontext ist das zum Beispiel die Vorbereitung eines anstehenden Seminars. Hohe Qualität bei meiner Arbeit gehört für mich zu meinen vorrangigen Zielen, demnach ist die Vorbereitung wichtig und der Termin sorgt für Dringlichkeit.

B-Aufgaben für die strategische Ausrichtung

Spannend und nützlich für den Alltag und für die eigene strategische Ausrichtung ist die Unterscheidung in B- und C-Aufgaben.

B-Aufgaben, das sind all die Aufgaben, die nicht dringend sind, aber oft strategisch und langfristig den entscheidenden Unterschied machen. Wenn sie denn in Angriff genommen, erledigt oder regelmäßig integriert werden. Egal ob privat oder beruflich.

Ich habe am Wochenende mit einer Freundin gesprochen, die in einer hohen Führungsposition ist und in den letzten Wochen und Monaten permanent unter Strom stand, weil so viel zu tun war. Im Verlauf des Gesprächs erzählte sie mir, dass ihr Bereich etwa viermal so groß ist, wie die vergleichbaren Bereiche der anderen Führungskräfte auf ihrer Ebene. Eine Teilung des Bereichs würde sie also massiv entlasten. Und da war es wieder, das typische Phänomen. Weil sie so enorm viel zu tun hat, hat sie keine Zeit, sich dafür einzusetzen, dass ihr Bereich geteilt wird. Weil das natürlich mit Überzeugungsarbeit einhergehen würde, mit strategischen Überlegungen und etlichen Gesprächen. Und weil ihr Bereich so groß ist, hat sie für so etwas nun überhaupt keine Zeit. Und rennt, und rennt und rennt.

Wenn operative Aufgaben sich ständig vordrängeln

Ein Beispiel unter vielen, dass vor lauter operativen, dringenden Aufgaben, die strategischen auf der Strecke bleiben.

Im privaten Bereich ist das oft die Gesundheitsvorsorge oder Selbstfürsorge. So lange ich noch einigermaßen funktioniere, ist es nie dringend. Es ist aber niemandem damit gedient, wenn ich die Grenzen meiner Belastbarkeit so lange ausdehne, bis mein Körper die Notbremse zieht und ich dann womöglich sehr lange ausfalle.

Die Säge schärfen

Im Seminar erzähle ich an der Stelle gern die Geschichte vom Baumfäller:

Stell dir vor, du wärst Anfang des letzten Jahrhunderts (vor der Erfindung der Motorsäge) durch den Wald spaziert und einem Mann begegnet, der sich angestrengt abmüht, Bäume zu fällen.

Er sieht abgearbeitet und völlig erschöpft aus. Durch das stundenlange Sägen ist sein Werkzeug sichtlich stumpf geworden, er kommt kaum voran.

Du schaust ihm eine Weile zu und meinst dann zu ihm: “Nimm dir doch etwas Zeit, um deine Säge zu schärfen, danach geht es viel schneller!”. Doch der Mann antwortet dir nur: “Ich habe keine Zeit, meine Säge zu schärfen. Ich muss bis heute Abend noch sieben Bäume fällen!”.

Hier klingt es völlig absurd, aber wie oft geht es dir selbst so, dass du dir nicht die Zeit nimmst, ein paar Minuten am Tag bewährte Übungen gegen die Rückenschmerzen zu machen? Oder eine erholsame Mittagspause zu machen, damit du danach wieder effektiv arbeiten kannst?

operatives Gewusel statt größer Veränderungen

Bisweilen ist es auch bequemer im operativen, dringlichen Gewusel zu verharren. Da muss ich nicht groß nachdenken, da kann ich einfach abarbeiten und bin gut beschäftigt. Größere Veränderungen anzustoßen braucht dagegen oft Mut, eine andere Art von Kraft und meist auch Ausdauer. Die Empfehlung im klassischen Zeitmanagement auf der Basis des Eisenhower-Prinzips lautet: Nimm dir regelmäßig Zeit für deine B-Aufgaben und gib ihnen feste Termine.

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