Die ALPEN-Methode für ein gutes Gefühl am Ende des Tages

Wenn ich nicht gerade Blog schreibe, coache oder an neuen Projekten feile, bin ich häufig als Zeit- und Selbstmanagementtrainerin unterwegs. Und wo auch immer ich unterwegs bin, treffe ich auf Menschen, die versuchen, mehr in den Tag reinzupressen, als seine 24 Stunden hergeben.

Deswegen stelle ich heute mit der ALPEN-Methode ein altbewährtes, leicht zu merkendes und schnell umsetzbares Instrument vor, mit dem du gut abschätzen kannst, wie viel in deinen Tag reinpasst. An anderer Stelle habe ich bereits darauf hingewiesen, dass Ziele machbar und messbar sein sollten (siehe “Attraktive Ziele”). Die ALPEN-Methode gibt dir eine gute Orientierung für Machbarkeit im Alltag.

Jeder der Anfangsbuchstaben der ALPEN-Methode steht für eine Aktivität bei der Tagesplanung.

• Aufgaben aufschreiben
• Länge abschätzen
• Pufferzeiten reservieren
• Entscheidungen treffen
• Nachkontrolle

Aufgaben aufschreiben

Ich empfehle, grundsätzlich immer schriftlich zu planen. Der erste positive Effekt davon ist der, dass ich mir nicht mehr so viel merken muss. Denn, was aufgeschrieben steht, droht nicht mehr in Vergessenheit zu geraten. Deswegen schreibe ich möglichst alles auf, was ich noch erledigen möchte. Das macht den Kopf frei, damit ich die Dinge auch umsetzen kann. Ohne Aufschreiben wende ich sonst einen erheblichen Teil meiner geistigen Kapazität dafür auf, nichts Wichtiges zu vergessen.

Mich persönlich motiviert die schriftliche Liste auch immer mal wieder, die letzten offenen to dos auch noch zu erledigen. Dieser Effekt funktioniert aber nur, wenn die Liste nicht unbewältigbar lang ist. Dazu kommen wir später noch.

Ein weiterer positiver Effekt der Schriftlichkeit ist der, dass ich dadurch größere Klarheit über das habe, was heute ansteht. Und damit auch mehr Klarheit und bessere Argumente habe, um an mich herangetragene zusätzliche Anliegen anderer abzuwehren. Natürlich funktioniert das nicht immer. Wenn mein Chef etwas für dringend hält – egal was ich davon halte – kann es durchaus sein, dass ich meine Prioritäten nicht durchsetzen kann. Ohne Klarheit habe ich allerdings gar keine Chance.

Länge abschätzen

Dieser wichtige Schritt fehlt auf den meisten to-do-Listen. Dabei kann ich nur einschätzen, wie viele Aufgaben ich am Tag schaffen kann, wenn ich eine Vorstellung davon habe, wie viel Zeit die jeweiligen Aufgaben in Anspruch nehmen. Und je öfter ich diese Einschätzung vornehme, umso besser werde ich darin und umso realistischer wird meine Planung. Mit der Einschätzung des Zeitbudgets pro Aufgabe steht und fällt folglich meine Tagesplanung.

Ein weiterer Nebeneffekt der Planung des Zeitbudgets besteht darin, dass Dinge oft so viel Zeit in Anspruch nehmen, wie man ihnen zugesteht. In Seminaren ist das schön zu beobachten. Wenn ich Gruppen vorab eine Zeit vorgebe, in der sie eine bestimmte Aufgabe erledigen sollen, z.B. einen Turm aus vorgegebenen Materialien möglichst hoch und schön zu bauen, dann passiert der wesentliche Teil der Arbeit in den 5 Minuten, die ich obendrauf gebe – unabhängig davon, ob ich vorher 20, 30 oder 40 Minuten Zeit gegeben habe.

Ich höre an dieser Stelle sehr oft, dass es unmöglich sei, die Länge einer Aufgabe abzuschätzen, weil sie zu viele Unwägbarkeiten beinhalte. Mein Tipp: Probier es trotzdem. Sich selbst Zeitfenster zuzuweisen, ist nach meiner Erfahrung ein sehr effektives Instrument zu mehr Zeitdisziplin.

Mir geht es ja mit diesen Blogartikeln auch so: manche Artikel fallen mir ganz leicht und sind in Nullkommanix fertig, auf anderen kaue ich länger rum. Dadurch, dass ich mir selbst ein Zeitfenster gebe, merke ich auf jeden Fall schneller, wann ich mich – zumindest vorerst – von einem Thema verabschieden sollte, was noch Zeit zum Sacken braucht oder ein bisschen mehr Recherche u.ä.

Pufferzeiten reservieren

Die wenigsten Menschen berücksichtigen bei ihrer Planung, die im Grunde recht zutreffende Aussage von John Lennon: „Life is what happens, while you are busy making other plans.“ Ob im Beruf oder im Privatleben. Bei den meisten Menschen kommt noch einiges dazwischen, was sie vorher nicht einkalkuliert hatten. Wer deshalb gar nicht mehr plant, wird zum Spielball der an ihn herangetragenen Anforderungen. Der Königsweg sind großzügige Pufferzeiten. Im klassischen Zeitmanagement gilt die 60:40 Empfehlung. 60 % der Zeit verplanen, 40 % für Unvorhergesehenes reservieren. Bei hoher Fremdbestimmung lieber nur 40 % verplanen.

Das heißt, wenn du nicht jeden Abend frustriert das Gefühl haben willst, wieder nur die Hälfte geschafft zu haben, dann plane lieber konservativ, will heißen, plane weniger als du denkst, was reinpasst. Und ja, mir ist schon klar, dass dann aber so viel übrig bleibt, was doch auch noch in den Tag passen sollte. Aber es passt sowieso nicht rein und wenn du es von vornherein einsiehst, kannst du souveräner nach Lösungen suchen.

Entscheidungen treffen

Wenn du alle Aufgaben aufgeschrieben hast und sie mehr als 60 % des Tages dauern – was bei den meisten Menschen der Fall ist – dann greift das E – Entscheidungen treffen. Das kann manchmal hart sein und es kann dir passieren, dass du den Wünschen und Erwartungen anderer Menschen deshalb immer öfter auch mal nicht entsprichst: weil du, wenn du einsiehst, dass du realistisch nur 60 % des Tages verplanen kannst, plötzlich klar siehst, dass da einfach zu viele Baustellen sind, zu viele Wünsche und Vorhaben, die nicht alle gleichzeitig erfüllt werden können. Dann gilt es Prioritäten zu setzen, zu delegieren und abzuspecken.

Im Privatleben zu schauen: Welches Ehrenamt ist zu viel? Kostet dich der Kampf um die Hausaufgaben viel Zeit und Nerven? Dann such dir einen Profi. Nervt der Haushalt? Dann schaff klare Regeln, wer dich wann wie entlastet (jammern hilft meist wenig).

Im Berufsleben hängt es stark von der Firma und der eigenen Position ab, wie viel Spielraum fürs Abspecken besteht. Oft hilf es, mit anderen gemeinsam nach Wegen und Lösungen zu suchen.

Nachkontrolle

Die beste Planung hilft nichts, wenn ich nicht regelmäßig nachvollziehe, wie gut sie ist. Ich persönlich mache meine Tagesplanung von Hand, weil ich es liebe, erledigte Aufgaben genussvoll durchzustreichen. Und dann sehe ich auf einen Blick, welche to dos am Ende noch unerledigt und unberührt dastehen. Falls eine Aufgabe immer wieder auftaucht, triff auch hier eine Entscheidung. Entweder sie kommt für den nächsten Tag ganz oben auf die Liste oder sie bekommt zu einem anderen Zeitpunkt, wenn es ruhiger ist, einen festen Termin oder du findest jemanden, der sie für dich erledigt.

Jetzt wünsche ich dir viel Spaß beim Planen mit der ALPEN-Methode.